Специалисты одной из лидирующих в республиканском выставочном бизнесе компании - Коммерческого Инновационного Центра "ЛИГАС", рекомендуют настоящим и будущим экспонентам загодя начинать разработку плана своего участия в выставочном мероприятии.

Формирование наиболее престижных выставок начинается за 10-12 месяцев. Как минимум за полгода вы должны точно знать, что и как будет представлено на выставке. За три месяца до мероприятия должна стартовать рекламная кампания вашего участия в выставке, чтобы и ваши клиенты смогли заранее определить свои планы. И, наконец, у вас должно остаться не менее двух недель на устранение всех мелочей и недоработок.

План выставочного проекта должен быть жестко ограничен контрольными сроками и содержать имена сотрудников ответственных за реализацию. Продолжительность выполнения работ лучше устанавливать с учётом всех возможных рисков и задержек.

Примерный план выставочного проекта компании может выглядеть следующим образом.

За двенадцать месяцев выберите выставку. Рассчитайте и утвердите её бюджет. Отправьте заявку на участие и подпишите договор.

За десять месяцев просмотрите пакет документации экспонента, заполните и отправьте все формы и бланки. Запросите у организаторов программу выставки. Подтвердите участие вашей компании в мероприятиях деловой или научной программы. Поддерживайте связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.

За шесть месяцев определите, какие товары или услуги будут представлены на выбранной вами выставке. Подключайте отделы рекламы и маркетинга: введите их в курс дела и разработайте план продвижения вашего участия в выставке. Сообщите организаторам о мероприятиях, которые вы предполагаете провести на выставке.

За четыре месяца определите список сотрудников, которые будут работать на вашем стенде. Объедините отделы, участвующие в подготовке к выставке, распределите ответственность и определите отчётность. Поведите совещание по бюджету и планированию, утвердите окончательный бюджет. Совместно с вашим рекламным или PR-отделом разработайте пресс-релизы. Подготовьте рекламные материалы компании, которые можно будет использовать на выставке. Утвердите проект выставочного стенда и закажите стенд в компании, специализирующейся на их производстве. Закажите у организаторов пригласительные билеты и зарезервируйте номера в гостинице и авиабилеты (если мероприятие проводится в другом городе).

За три месяца организуйте обучение персонала для работы на выставке. Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей вашего стенда. Разошлите пресс-релизы в печатные издания.

За два месяца начинайте контролировать график выполнения работ. Проведите собрание с выставочной командой для определения степени готовности. Постоянно координируйте работу с другими отделами вашей компании. Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу – рассылайте персональные приглашения постоянным и потенциальным клиентам. Составьте окончательный список участвующего в выставке персонала, расписание и условия работы на выставке. При найме привлечённых людей (промоутеров) подтвердите заказ и их готовность. Разработайте макет письма и необходимые материалы для рассылки клиентам после выставки. Подтвердите бронирование гостиницы и авиабилетов.

За один месяц активизируйте предвыставочную подготовку персонала. Проведите повторную рассылку приглашений на выставку. Закажите у организаторов дополнительное оборудование, интернет-канал и т.д.  Получите бэйджи участников выставки. Оформите страховку от непредвиденных случаев.

За две недели обзвоните ваших потенциальных и постоянных клиентов и партнёров. Утвердите график встреч с ними на выставке.

За одну неделю проведите завершающее общее собрание и инструктаж выставочной команды. Подготовьте оборудование и рекламные материалы к заезду на выставку, соберите все необходимое на выставке.

В дни монтажа выставки контролируйте сборку стенда. Желательно, чтобы он был установлен как можно раньше.

В день заезда на выставку привезите необходимое оборудование и материалы. Полностью подготовьте стенд к работе.

В дни работы на выставке ежедневно проводите собрания персонала, при необходимости вносите оперативные изменения. В последний день проведите общее собрание и обсудите, что прошло хорошо, а что могло быть лучше. Договоритесь с организаторами о бронировании места на будущий год, если это необходимо и возможно. Подготовьтесь к демонтажу стенда и выезду с выставки.

В течение 48 часов после выставки отработайте самые перспективные контакты, полученные на выставке.

В течение десяти дней после выставки разошлите коммерческие предложения и подробную информацию по запросам, полученным в ходе работы. Обзвоните потенциальных клиентов и удостоверьтесь в получении ими вашей информации. Разошлите благодарственные письма всем посетителям вашего стенда.

В течение одного месяца после выставки постарайтесь установить контакт со всеми посетителями вашего стенда. Перераспределите контакты по степени их актуальности и важности. Подведите предварительные итоги участия в выставке. Начинайте планировать участие в следующем экспомероприятии.

Материал любезно предоставлен КИЦ «ЛИГАС»